Książka obiektu budowlanego – zasady prowadzenia i wymagane dokumenty

Książka obiektu budowlanego to obowiązkowy rejestr historii technicznej wielu budynków: od dnia oddania do użytkowania aż po rozbiórkę. Prowadzi się w niej kontrole, przeglądy, naprawy, modernizacje i awarie. Za jej założenie i rzetelne prowadzenie odpowiada właściciel lub zarządca obiektu. Od 1 stycznia 2024 nie wolno zakładać nowych książek w formie papierowej, a od 1 stycznia 2027 dokument będzie prowadzony wyłącznie cyfrowo w c-KOB. Poniżej znajdziesz zasady, wymagane dokumenty i praktyczne wskazówki, które pozwolą uniknąć błędów i kar.

Kiedy i kto musi prowadzić książkę obiektu budowlanego

Obowiązek prowadzenia Książki Obiektu Budowlanego (KOB) spoczywa na właścicielu lub zarządcy budynku. Dokument należy założyć najpóźniej w dniu oddania obiektu do użytkowania. W praktyce robi się to zaraz po uzyskaniu decyzji o pozwoleniu na użytkowanie lub skutecznym zgłoszeniu zakończenia budowy.

Książka jest obowiązkowa m.in. dla budynków komercyjnych: biur, hoteli, hal produkcyjnych, magazynów, restauracji i większości obiektów użyteczności publicznej. Wyłączone są m.in. domy jednorodzinne, letniskowe, zagrodowe oraz inne obiekty wskazane w art. 29 ust. 1 Prawa budowlanego.

Forma książki: papierowa a c-KOB – terminy przejścia

Do końca 2023 r. dopuszczalna była forma papierowa w formacie A4 z ponumerowanymi i zabezpieczonymi stronami. Od 1 stycznia 2024 r. obowiązuje zakaz zakładania nowych książek papierowych. Istniejące tomy można kontynuować do końca okresu przejściowego.

Od 1 stycznia 2027 r. wszystkie książki muszą funkcjonować wyłącznie cyfrowo (c-KOB). Przejście do systemu cyfrowego porządkuje historię obiektu, ułatwia kontrolę organom nadzoru oraz ogranicza ryzyko utraty dokumentów.

Co wpisuje się do książki obiektu budowlanego

KOB rejestruje pełen przebieg eksploatacji obiektu. Wpisy muszą być kompletne, czytelne i dokonywane niezwłocznie po zdarzeniu. Najczęściej obejmują:

• Okresowe kontrole stanu technicznego – roczne, pięcioletnie, kominiarskie, instalacji gazowej, elektrycznej, piorunochronnej, dachu, elewacji i elementów narażonych na czynniki atmosferyczne.
• Przeglądy i serwisy – wentylacji, klimatyzacji, wind, systemów przeciwpożarowych (SSP, DSO, hydranty), kotłowni, pomp ciepła.
• Remonty, przebudowy, modernizacje – z zakresem robót, datą, wykonawcą, podstawą prawną (zgłoszenie/pozwolenie), protokołami odbiorów.
• Awarie i usuwanie usterek – opis zdarzenia, działania naprawcze, odpowiedzialne osoby.
• Decyzje i zalecenia organów – PINB, PSP, Sanepid; terminy wykonania zaleceń i potwierdzenie realizacji.
• Zmiany właściciela/zarządcy – z datami i danymi podmiotów.

Wymagane dokumenty do KOB i przydatne załączniki

Prawo budowlane i rozporządzenia Ministra Infrastruktury wymagają, aby książka zawierała wpisy wsparte dokumentacją źródłową. Do KOB dołącza się lub wskazuje lokalizację (papier/elektronicznie) takich materiałów jak:

• Protokoły kontroli okresowych (rocznych, pięcioletnich, doraźnych) wraz z uprawnieniami osób dokonujących przeglądu.
• Ekspertyzy i opinie techniczne – np. w zakresie konstrukcji, bezpieczeństwa pożarowego, instalacji.
• Protokoły odbiorów robót remontowych i modernizacji, w tym dokumenty powykonawcze.
• Dokumenty Ppoż. – przeglądy gaśnic, hydrantów, SSP/DSO, szkolenia i instrukcje bezpieczeństwa pożarowego.
• Przeglądy urządzeń dźwigowych i urządzeń technicznych podlegających UDT wraz z decyzjami.
• Gwarancje, karty urządzeń, instrukcje eksploatacji, harmonogramy serwisów.

Odpowiedzialność i wyznaczenie osoby prowadzącej

Za prawidłowe prowadzenie KOB odpowiada formalnie właściciel lub zarządca. Może on pisemnie upoważnić osobę fizyczną do dokonywania wpisów i gromadzenia dokumentów. To rozwiązanie porządkuje obieg informacji i skraca czas reakcji na zalecenia po przeglądach.

Praktyka: w większych obiektach KOB prowadzi inspektor ds. technicznych, w mniejszych – administrator budynku. Niezależnie od wyboru, właściciel powinien kontrolować terminowość wpisów, bo za braki odpowiada przed organami PINB.

Wymogi techniczne i prowadzenie tomów

W formie papierowej strony muszą być ponumerowane i zabezpieczone przed usuwaniem treści. Gdy książka się zapełni, zakłada się kolejny tom z datą rozpoczęcia i numerem tomu, zachowując ciągłość zapisów. W wersji cyfrowej c-KOB system zapewnia integralność danych i historię zmian.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

Rozmowa z zarządcą: „Czy mogę uzupełnić książkę po roku przerwy?” – Można, ale to ryzyko. Organy nadzoru oceniają rzetelność i ciągłość wpisów. Oto, czego unikać:

Niepełne wpisy – brak numeru protokołu, daty, zakresu kontroli lub wykonawcy. Każdy wpis musi dawać się zweryfikować dokumentem źródłowym.

Przeglądy po terminie – szczególnie pięcioletnie i roczne. Opóźnienia grożą decyzjami nakazowymi i karami.

Brak reakcji na zalecenia – w książce powinna znaleźć się adnotacja o wykonaniu zaleceń wraz z protokołem potwierdzającym.

Gubienie dokumentów – uporządkuj archiwum: numeracja, spis załączników, kopie elektroniczne, kopie zapasowe w c-KOB.

Procedura krok po kroku: założenie i prowadzenie KOB

1) Ustal, czy obiekt podlega obowiązkowi. Jeśli tak, wyznacz osobę prowadzącą. 2) Załóż książkę w c-KOB (dla nowych obiektów od 2024 r.). 3) Wprowadź dane obiektu i właściciela/zarządcy. 4) Dodaj harmonogram przeglądów. 5) Po każdej kontroli wprowadź wpis i załącz protokół. 6) Odnotowuj remonty, awarie, decyzje organów. 7) Weryfikuj kompletność co kwartał.

Kontrole a KOB: co sprawdza nadzór budowlany

PINB podczas kontroli weryfikuje, czy książka istnieje, jest aktualna i zawiera potwierdzenia przeglądów, a zalecenia mają ślad realizacji. Sprawdza też spójność danych między KOB, protokołami, decyzjami oraz dokumentacją powykonawczą. Braki mogą skutkować mandatami i nakazami usunięcia nieprawidłowości.

Przykładowe sytuacje z praktyki

Hotel po modernizacji kotłowni – w KOB pojawia się wpis z zakresem robót, numerem zgłoszenia, protokołem odbioru, instrukcją eksploatacji i harmonogramem serwisów. Efekt: klarowny ślad dla służb i ubezpieczyciela.

Biuro z wymienioną instalacją oświetleniową – oprócz protokołów pomiarów elektrycznych należy dodać aktualizację dokumentacji powykonawczej i wpisać termin następnych pomiarów.

Wsparcie profesjonalne i lokalna obsługa

Jeżeli potrzebujesz pomocy w założeniu lub uporządkowaniu dokumentacji, doradzimy, co i kiedy wpisać, wykonamy przeglądy i przygotujemy komplet protokołów. Oferujemy m.in. nadzór budowlany, przeglądy techniczne budynków, inwentaryzacje, kosztorysy, odbiory mieszkań oraz doradztwo.

Sprawdź, jak wygląda założenie książki obiektu budowlanego w Katowicach i skorzystaj z pomocy lokalnego specjalisty.